Microsoft 365 Archive: Dosya Seviyesinde Arşivleme Rehberi

Genel Bakış

Microsoft 365 Archive, SharePoint Online ortamındaki verilerinizi yönetmek için geliştirilmiş maliyet odaklı bir depolama çözümüdür. Mart 2026'da duyurulan dosya seviyesinde arşivleme özelliği, artık tüm siteyi arşivlemek yerine, belirli dosyaları düşük maliyetli 'cold storage' (soğuk depolama) katmanına taşımanıza olanak tanır. Bu, özellikle büyük SharePoint kütüphanelerinde aktif olmayan verilerin yönetimi için kritik bir adımdır.

Zorluk: Veri Yaşam Döngüsü Yönetimi

Kurumsal yapılarda SharePoint kütüphaneleri zamanla aktif olmayan ancak yasal zorunluluklar nedeniyle saklanması gereken dosyalarla dolar. Bu durum hem depolama maliyetlerini artırır hem de yönetimi zorlaştırır. Dosya seviyesinde arşivleme, bu sorunu sitenin tamamını dondurmadan çözmenize yardımcı olur.

Çözüm Adımları

1. Ön Hazırlık: Microsoft 365 Archive özelliğinin tenant seviyesinde etkinleştirildiğinden emin olun.
2. Erişim Kontrolü: Arşivleme işlemlerini gerçekleştirmek için SharePoint Online Management Shell veya Microsoft Graph API erişimine sahip olduğunuzdan emin olun.
3. Dosya Seçimi: Arşivlenecek dosyaları belirleyin.
4. Arşivleme Komutu: Aşağıdaki PowerShell komutlarını kullanarak dosyaları soğuk depolamaya taşıyın.

Komut Satırı İşlemleri

Dosyaları arşivlemek için SharePoint Online PowerShell modülünü kullanabilirsiniz:

# SharePoint Online'a bağlanın
Connect-SPOService -Url https://tenant-admin.sharepoint.com

# Dosyayı arşivleme komutu (Örnek kullanım)
Set-SPOSiteArchive -Identity https://tenant.sharepoint.com/sites/proje -FileUrl /sites/proje/shared documents/rapor.pdf -Archive

Dikkat: Dosya seviyesinde arşivleme şu an önizleme (public preview) aşamasındadır. Üretim ortamlarında kullanmadan önce test tenant'ınızda doğrulama yapmanız önerilir. Genel erişim (GA) Temmuz 2026'da planlanmaktadır.

İpuçları ve En İyi Uygulamalar

Yılın ilerleyen dönemlerinde gelecek olan 'Policy-based automation' (Politika tabanlı otomasyon) özelliği ile belirli bir süre erişilmeyen dosyaların otomatik olarak arşivlenmesini sağlayabileceksiniz. Şu an için manuel süreçleri takip etmek, depolama maliyetlerinizi %50'ye varan oranlarda düşürebilir.

Arşivlenen dosyalar, kullanıcılar tarafından SharePoint arayüzünde 'arşivlenmiş' olarak işaretlenir ve gerektiğinde geri yükleme (restore) işlemi yapılabilir. Ancak, arşivlenen dosyalara erişim süresi, standart dosyalara göre daha uzun olabilir.